יכולות
איסוף חשבוניות מ-Gmail ומ-Outlook, כולל חשבוניות מהעבר
finvoice מתחברת לתיבת Gmail או Outlook בחיבור מאובטח (OAuth, בלי סיסמה), מזהה אוטומטית מיילים שמצורפת אליהם חשבונית או קבלה, קוראת מהן ספק, תאריך, סכום, מע״מ ומספר הקצאה, ושומרת הכל במקום אחד. אפשר גם להפעיל סריקת עבר שמוצאת חשבוניות ישנות שלא הגיעו לרואה החשבון.
איך זה עובד
- מחברים את התיבה. בעמוד החיבורים באפליקציה לוחצים “הוסף חיבור”, בוחרים Gmail או Outlook ומאשרים את ההרשאה במסך של Google או של Microsoft. זה לוקח פחות מדקה.
- finvoice מזהה את החשבוניות. מכל מייל שמצורף אליו מסמך שנראה כמו חשבונית או קבלה, המערכת שומרת את הקובץ וקוראת ממנו בעברית ובאנגלית: שם הספק, ח.פ, תאריך, מספר חשבונית, סכום לפני מע״מ, מע״מ ומספר הקצאה.
- הכל מסווג לבד. הקטגוריה נקבעת לפי הספק ולפי האופן שבו סיווגתם בעבר. מסמך שקשה לקרוא מסומן לבדיקה, ולא נשמר עם סכום שגוי.
- הכל מגיע לרואה החשבון. בדוח חודשי ביום שבחרתם, או כל חשבונית מיד, עם קובץ Excel מסודר. ראו שליחה אוטומטית לרו״ח.
סריקת עבר: החשבוניות שכבר פספסתם
מנויים חודשיים, פרסום ממומן ושירותי ענן שולחים חשבונית למייל כל חודש, והיא נשארת בתיבה בין עשרות מיילים אחרים. סריקת העבר עוברת על התיבה אחורה, 12 עד 48 חודשים לפי המסלול, ומוצאת אותן. מאור גנימה, לקוח finvoice, כתב שבסריקה הראשונה המערכת מצאה לו יותר מ-230 חשבוניות.
מע״מ תשומות אפשר לנכות בדרך כלל רק בתוך שישה חודשים מיום הוצאת החשבונית. לכן כדאי להפעיל את הסריקה מוקדם ככל האפשר, ולשאול את רואה החשבון מה אפשר לעשות עם חשבוניות ישנות יותר. המדריך למע״מ תשומות מסביר את הכללים.
אילו מסמכים נתמכים
- קבצי PDF, JPG, PNG, WEBP ו-HEIC שמצורפים למייל.
- חשבוניות שמגיעות כגוף המייל (HTML), למשל קבלות של שירותים דיגיטליים. המערכת ממירה אותן ל-PDF.
- סכומים בשקלים, דולרים, אירו ולירות שטרלינג. סכום במטבע זר מוצג גם בשקלים לפי שער היום.
למה לא פשוט כלל סינון ב-Gmail?
כלל סינון מעביר מיילים לתיקייה, אבל הוא לא קורא את החשבונית, לא מבדיל בין חשבונית מס לחשבון עסקה, לא מזהה כפילויות ולא שולח שום דבר לרואה החשבון. רוב הספקים גם שולחים מכמה כתובות שונות, כך שהכלל מפספס. בכל זאת, אם תרצו לחפש ידנית, ריכזנו את חיפושי ה-Gmail שהכי עוזרים למצוא חשבוניות.