מדריכים
איסוף חשבוניות ידני מול אוטומטי: Excel, תיקייה בדרייב, מסנן ב-Gmail או מערכת
איסוף ידני (טבלת Excel, תיקייה בדרייב או מסנן ב-Gmail) לא עולה כסף, אבל תופס רק מה שזוכרים להעביר, לא קורא סכומים ולא מזהה כפילויות. מערכת לאיסוף חשבוניות עולה דמי מנוי, ובתמורה אוספת מהמייל ומהווטסאפ, קוראת ספק, סכום ומע״מ, ושולחת לרואה החשבון לבד. ככל שיש יותר ספקים ומנויים, הפער ביניהן גדל.
ההשוואה
| מה בודקים | טבלת Excel | תיקייה בדרייב | מסנן ב-Gmail | מערכת לאיסוף חשבוניות (finvoice) |
|---|---|---|---|---|
| עלות | חינם | חינם | חינם | דמי מנוי (מחירון) |
| אוסף מהמייל לבד | לא | לא | חלקית: מתייג מיילים לפי מילים | כן, מ-Gmail ומ-Outlook |
| קבלות מנייר | מקלידים | מצלמים ומעלים | לא | מצלמים ושולחים בווטסאפ |
| קורא סכום ומע״מ | מקלידים ידנית | לא | לא | כן, כולל מספר הקצאה |
| מזהה כפילויות | לא | לא | לא | כן |
| מוצא חשבוניות מהעבר | לא | לא | בחיפוש ידני | סריקת עבר של 12 עד 48 חודשים |
| שולח לרואה החשבון | ידנית | משתפים תיקייה | ידנית | אוטומטית, עם Excel |
מה כל שיטה עושה טוב
- טבלת Excel נותנת שליטה מלאה ושקיפות, אבל כל שורה מוקלדת בידיים, וכל חשבונית שלא הוקלדה פשוט לא קיימת.
- תיקייה בדרייב שומרת את המסמכים עצמם במקום אחד, ורואה החשבון יכול לגשת אליה. עדיין צריך להוריד ולהעלות כל קובץ.
- מסנן ב-Gmail הוא הצעד הכי קטן: הוא מתייג מיילים שנראים כמו חשבוניות. ריכזנו חיפושים מוכנים ל-Gmail שעובדים גם כמסנן.
איפה השיטות הידניות נשברות
החולשה המשותפת לכולן היא שהן תופסות רק מה שמישהו זכר להעביר. חשבונית שמגיעה כקישור לפורטל, חשבון פרסום שמחויב כמה פעמים בחודש, קבלה מנייר שנשארה בארנק: אלה בדיוק המקומות שבהם חשבוניות הולכות לאיבוד.
ומה מערכת לא עושה
גם מערכת לא תוריד בשבילכם מסמך שהספק לא שולח במייל, כמו דפי החיוב של Google Ads ברוב החשבונות. את אלה עדיין מורידים פעם בחודש ומעבירים בווטסאפ. ו-finvoice לא מחליפה את שמירת המסמכים המקוריים: היא לא תוכנת סריקה מאושרת.