מדריכים
איך בוחרים מערכת לאיסוף חשבוניות: 8 שאלות ששווה לשאול
לפני שבוחרים מערכת לאיסוף חשבוניות כדאי לבדוק שמונה דברים: אילו תיבות מייל היא תומכת בהן, אם אפשר לשלוח קבלות מהטלפון, מה היא קוראת מכל חשבונית (כולל מספר הקצאה), כמה אחורה היא סורקת, איך החומר מגיע לרואה החשבון, כמה עסקים ומשתמשים היא תומכת, איך החיבור מאובטח, ומה נחשב מסמך בתמחור.
שמונה השאלות
- אילו תיבות מייל נתמכות? Gmail, Outlook, או גם אחרות? אפשר לחבר כמה תיבות?
- אפשר לשלוח קבלות מהטלפון? קבלות מנייר (דלק, חניה, ציוד) לא מגיעות למייל.
- מה נקרא מכל חשבונית? ספק, ח.פ, תאריך, סכום לפני מע״מ, מע״מ, ומספר הקצאה?
- כמה אחורה סורקים? סריקת עבר מוצאת חשבוניות שכבר פספסתם. כמה חודשים אחורה היא מגיעה?
- איך החומר מגיע לרואה החשבון? אוטומטית או ידנית, באיזה מועד, ובאיזה פורמט?
- כמה עסקים ומשתמשים? חשוב למי שמנהל כמה חברות, ולמשרדי רואי חשבון.
- איך החיבור מאובטח? חיבור בתקן OAuth לא מעביר את הסיסמה שלכם.
- מה נחשב מסמך בתמחור, ויש ניסיון? מכסה חודשית, מה קורה כשהיא נגמרת, ואפשר לנסות בלי כרטיס אשראי?
התשובות של finvoice, כולל מה שהיא לא עושה
| שאלה | finvoice |
|---|---|
| תיבות מייל | Gmail ו-Outlook בלבד. עד 3 תיבות במסלול בסיס, ללא הגבלה בעסקי ובמסלול רואי חשבון |
| קבלות מהטלפון | כן, בווטסאפ. נתמכים JPG, PNG, WEBP, HEIC ו-PDF |
| מה נקרא | ספק, ח.פ, תאריך, מספר חשבונית, סכום, מע״מ ומספר הקצאה, בעברית ובאנגלית |
| סריקת עבר | 12 חודשים בבסיס, 36 בעסקי, 48 במסלול רואי חשבון |
| שליחה לרואה החשבון | דוח חודשי ביום שבוחרים, או כל חשבונית מיד, ודוח שנתי ב-1 בינואר. Excel והמסמכים עצמם |
| עסקים ומשתמשים | עסק אחד ו-3 משתמשים בבסיס, עד 5 עסקים בעסקי, עד 15 במסלול רואי חשבון |
| אבטחה | חיבור OAuth דרך Google ו-Microsoft, בלי סיסמה. כל עסק רואה רק את המסמכים שלו |
| תמחור | מכסת מסמכים חודשית לכל עסק, הודעה ב-80%, 14 ימי ניסיון בלי כרטיס אשראי. המחירון |
| לא עושה | לא מפיקה חשבוניות ללקוחות. לא מורידה מסמכים מפורטלים של ספקים. אינה תוכנת סריקה מאושרת, ולכן שומרים את המקור |
איך לבדוק בפועל
הדרך הכי טובה לבחור היא להריץ את המערכת על התיבה האמיתית שלכם. בתקופת הניסיון חברו את המייל, הפעילו סריקת עבר, ובדקו שלושה דברים: כמה חשבוניות נמצאו, כמה מהן נקראו נכון, ואם רואה החשבון מרוצה ממה שהגיע אליו.