מדריכים
מה זה מערכת לאיסוף חשבוניות, ובמה היא שונה מתוכנה להפקת חשבוניות
מערכת לאיסוף חשבוניות מטפלת בחשבוניות שהעסק מקבל מספקים, כלומר בהוצאות: היא אוספת אותן מהמייל, מהווטסאפ או מהעלאה, קוראת מהן ספק, סכום ומע״מ, ומעבירה אותן לרואה החשבון. תוכנה להפקת חשבוניות עושה את הכיוון ההפוך: מוציאה חשבוניות ללקוחות על ההכנסות. אלה שני כלים שונים, ורוב העסקים צריכים את שניהם.
שני כיוונים, שני כלים
| מה משווים | מערכת לאיסוף חשבוניות | תוכנה להפקת חשבוניות |
|---|---|---|
| על מה היא עובדת | חשבוניות שהעסק מקבל (הוצאות) | חשבוניות שהעסק מוציא (הכנסות) |
| מאיפה המסמכים | מייל, ווטסאפ, פורטלים של ספקים, העלאה ידנית | נוצרים בתוכנה עצמה |
| מה היא עושה איתם | אוספת, קוראת סכומים ומע״מ, מסדרת ושולחת לרואה החשבון | מפיקה, שולחת ללקוח, גובה |
| מה קורה בלעדיה | הוצאות לא נרשמות ומע״מ תשומות לא מקוזז | אין דרך חוקית להוציא חשבונית ללקוח |
מה מערכת לאיסוף חשבוניות עושה, שלב אחר שלב
- אוספת: מתחברת לתיבת המייל (ב-finvoice: Gmail או Outlook) ומזהה מיילים שמצורפת אליהם חשבונית או קבלה. מקבלת גם צילומים וקבצים שנשלחים בווטסאפ.
- קוראת: מחלצת מכל מסמך את שם הספק, ח.פ, תאריך, מספר חשבונית, סכום לפני מע״מ, מע״מ ומספר הקצאה.
- מסדרת: מסווגת לקטגוריות, מזהה כפילויות ומסמנת מסמכים שחסר בהם שדה.
- מעבירה: שולחת לרואה החשבון את המסמכים וקובץ מסודר, בדרך כלל פעם בחודש.
למי זה חשוב במיוחד
- עוסק מורשה וחברה: כל חשבונית מס שלא הגיעה לרואה החשבון היא מע״מ תשומות שלא קוזז.
- עסק עם הרבה מנויים ופרסום: החשבוניות מגיעות למייל, כל חודש, מעשרות ספקים. ריכזנו איפה החשבונית של כל ספק.
- משרדי רואי חשבון: הם מקבלים את החשבוניות מהלקוחות בלי לבקש. ראו איסוף חשבוניות מלקוחות.
מה לבדוק לפני שבוחרים
ריכזנו את השאלות ששווה לשאול כל מערכת, כולל התשובות של finvoice, במדריך לבחירת מערכת לאיסוף חשבוניות. אם עדיין אוספים ידנית, ההשוואה באיסוף ידני מול אוטומטי עוזרת להבין מה חוסך.