מדריכים
איך לא לפספס חשבוניות: שישה מקומות שבהם הן הולכות לאיבוד, ומה עושים
כדי לא לפספס חשבוניות צריך מקום אחד שאליו מגיעה כל חשבונית ברגע שהיא נוצרת, ומועד קבוע בכל חודש לשליחה לרואה החשבון. זה דחוף, כי מע״מ תשומות מנכים בדרך כלל רק בתוך שישה חודשים מיום הוצאת החשבונית (סעיף 38 לחוק מע״מ). אפשר לעשות את זה ידנית, או עם מערכת כמו finvoice שאוספת מהמייל ומהווטסאפ.
שישה מקומות שבהם חשבוניות הולכות לאיבוד
- תיבת המייל. מנויים, שירותי ענן ופרסום שולחים חשבונית כל חודש, והיא נקברת בין מיילים אחרים. לפעמים היא גם נופלת לתיקיית “קידומי מכירות” או לספאם.
- פורטלים של ספקים. חברות תקשורת, חשמל וספקי תוכנה שולחים לפעמים רק קישור: “החשבונית שלך מוכנה, היכנס לאזור האישי”. את הקובץ צריך להוריד ידנית.
- מערכות פרסום. ב-Facebook וב-Google Ads החשבוניות יושבות באזור החיוב של חשבון הפרסום. כל הספקים.
- הווטסאפ. ספק שלח PDF בשיחה, והוא נשאר שם.
- הארנק ותא הכפפות. קבלות מנייר מדלק, מחניה ומחנויות. קבלות תרמיות גם דוהות תוך חודשים.
- המייל האישי. רכישה לעסק שנעשתה מהמייל הפרטי, ואף אחד לא חיפש אותה שם.
השיטה: מקום אחד ומועד אחד
- מקום אחד: כל חשבונית, מכל מקור, מגיעה למקום אחד ברגע שהיא נוצרת. זו יכולה להיות תיקייה במייל שאליה מעבירים הכל, או מערכת שאוספת לבד.
- מועד אחד: פעם בחודש, באותו יום, הכל נשלח לרואה החשבון. לא “כשיהיה זמן”.
- הצלבה: אחת לחודש עוברים על פירוט כרטיס האשראי של העסק ומחפשים חיובים בלי חשבונית.
איך finvoice עושה את זה לבד
מקור 1 מכוסה ב-finvoice אוטומטית: כל חשבונית שמגיעה ל-Gmail או ל-Outlook המחוברים נאספת. את מקור 6 מכסים כשמחברים גם את המייל האישי (עד 3 תיבות במסלול בסיס). את מקורות 4 ו-5 מכסים בהעברה: מעבירים את ה-PDF או מצלמים את הקבלה ושולחים למספר הווטסאפ של finvoice. מקורות 2 ו-3 דורשים הורדה ידנית, ואז העברה בווטסאפ. סריקת עבר מוצאת את מה שכבר פספסתם, ו-השליחה האוטומטית דואגת למועד הקבוע. עצמאים מתחילים בדרך כלל מהמסלול הבסיסי.